Nach § 325 Abs. 1 HGB besteht für Kapitalgesellschaften Offenlegungs- bzw. Publizitätspflicht. Sie müssen ihren Jahresabschluss, den Lagebericht sowie ggf. weitere Dokumente (§ 325 Abs. 1 Satz 3 HGB) beim Betreiber des Bundesanzeigers elektronisch einreichen (innerhalb von 12 Monaten; für kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften i. S. d. § 264d HGB beträgt die Offenlegungsfrist gemäß § 325 Abs. 4 Satz 1 HGB lediglich 4 Monate).
Ebenso gilt die Publizitätspflicht auch für Personenhandelsgesellschaften ohne natürliche Person als persönlich haftenden Gesellschafter, z. B. die GmbH & Co. KG und für sonstige Unternehmen, die eine bestimmte Größe überschreiten (§ 1 Publizitätsgesetz).
Hat ein Unternehmen unmittelbar oder mittelbar einen beherrschenden Einfluss auf ein oder mehrere andere Unternehmen/Tochtergesellschaften, so hat dieses Mutterunternehmen zusätzlich einen Konzernabschluss zu veröffentlichen.
Die eingereichten Unterlagen sind über das Internetportal des Unternehmensregisters öffentlich zugänglich. Von der Justizverwaltung wird die Einhaltung der Publizitätspflicht überwacht, um eine lückenlose Offenlegung der Jahresabschlüsse zu erreichen.
Große und mittelgroße Kapitalgesellschaften müssen ihren Jahresabschluss durch einen Wirtschaftsprüfer prüfen lassen. Wenn der geprüfte Abschluss vom offengelegten abweicht, muss der Wirtschaftsprüfer in seinem Prüfbericht darauf hinweisen.
Für mittelgroße und kleine Kapitalgesellschaften gelten folgende Erleichterungen:
- Die Gewinn- und Verlustrechnung muss das Rohergebnis nicht aufgliedern.
- Die Geschäftstätigkeit im Anhang muss nicht nach Absatzmärkten gegliedert sein.
- Der Jahresabschluss kann für Offenlegungszwecke weiter verkürzt werden.
Für kleine Kapitalgesellschaften gelten Erleichterungen:
- Die Posten der Bilanz können teilweise zusammengefasst werden.
- Die Gesellschaft muss ihre Gewinn- und Verlustrechnung nicht offenlegen.
- Der Anhang kann erheblich verkürzt werden.
- Die Gesellschaft muss keinen Lagebericht aufstellen.
Für Kleinst-Kapitalgesellschaften i. S. d. § 267a HGB ist es ausreichend, die Bilanz in elektronischer Form zur dauerhaften Hinterlegung beim Bundesanzeiger einzureichen und einen Hinterlegungsauftrag zu erteilen.