Neben der Bilanz bildet die GuV den Hauptbestandteil eines Jahresabschlusses. Auf Grundlage des § 242 HGB wird in der Gewinn- und Verlustrechnung der Erfolg eines Unternehmens durch eine „Periodenrechnung“ ermittelt; sie berücksichtigt alle erfolgsrelevanten Daten eines Zeitraums, i. d. R. eines Geschäftsjahres.
Das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Steuergesetze sowie die internationalen Rechnungslegungsstandards (IFRS und US-GAAP) beinhalten die wichtigsten Vorschriften über den Aufbau der Gewinn- und Verlustrechnung. Gesetzlich unterliegt die GuV der Pflicht zur Prüfung und Offenlegung. Für Einzelkaufleute und Personengesellschaften gelten dabei gelockerte Gliederungsvorschriften.
Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist die GuV Bestandteil der doppelten Buchführung und als Unterkonto des Eigenkapitals auf der Passivseite der Bilanz zu finden. Der Aufbau und die Gliederung der GuV können in verschiedenen Formen dargestellt werden. Möglich sind die Darstellungen über die Kontenform oder über die Staffelform.
Die Kontenform zeigt das Ergebnis als Saldo auf der entsprechenden Kontoseite: Auf der Sollseite bei Gewinn, auf der Habenseite bei Verlust. Die Staffelform ordnet die einzelnen Positionen untereinander an. Zum Periodenergebnis gelangt man über eine Fortschreibung, beziehungsweise Fortrechnung in mehreren Zwischenschritten.
Die einmal gewählte Form der Darstellung muss im Sinne der Vergleichbarkeit für die Folgejahre beibehalten werden. Abweichungen sind im Anhang des Jahresabschlusses zu begründen. Die Staffelform ist in § 275 HGB nur für Kapitalgesellschaften und Kapital-Gesellschaften & Co. (z. B. GmbH & Co. KG) vorgeschrieben.
Nach dem Bruttoprinzip müssen die handelsrechtlichen Aufwands- und Ertragsarten als Einzelpositionen in der GuV aufgeführt werden. Eine Verrechnung der Erträge und Aufwendungen im Vorhinein, sodass sie nicht mehr als Einzelpositionen in der GuV ersichtlich sind, ist unzulässig. Ausnahmen bestehen für kleine und mittelgroße Kapitalgesellschaften, die bestimmte Positionen zusammenfassen dürfen. Dieses Nettoprinzip setzt einen detaillierten Kontenplan voraus, aus dem die saldierten Erfolgsbestandteile hervorgehen müssen.
Die GuV kann entweder nach dem Umsatzkostenverfahren (UKV) oder nach dem Gesamtkostenverfahren (GKV) dargestellt werden. Beiden Verfahrensarten liegt der Umsatz als Ausgangsbasis zugrunde.
Beim Umsatzkostenverfahren werden nur Kosten aufgenommen, die für die tatsächlich verkauften Produkte bzw. Leistungen angefallen sind. Hierbei werden die Kosten nach Funktionsbereichen gegliedert (Produktion, Vertrieb etc.).
Das Gesamtkostenverfahren hingegen stellt alle Kosten den entsprechenden Erlösen gegenüber. Das GKV gliedert die Kosten nach Kostenarten (Personalkosten, Materialkosten etc.).
Neben den Daten des aktuellen Jahres sind nach HGB und IFRS zum Vergleich die Vorjahreswerte, nach US-GAAP die Werte der vergangenen drei Jahre anzugeben. Ist eine Position im laufenden Geschäftsjahr weggefallen, führt dies zwangsläufig zum Ausweis von Leerposten. Die gegenübergestellten Beträge müssen vergleichbar sein, andernfalls sind Erläuterungen im Anhang beizufügen.