Der Kapitalbedarf gibt an, welche Geldmenge ein Unternehmen für die Durchführung seiner Geschäftstätigkeit (inkl. Personalkosten) bzw. für Investitionen benötigt. Kapital in Form von Eigen- und/oder Fremdkapital ist erforderlich, damit die jeweiligen Unternehmensziele erfüllt werden können.
Bei der Unternehmensgründung entsteht erstmalig Kapitalbedarf. Das Gründungskapital ist bei Kapitalgesellschaften ein gesetzliches Mindestkapital (AG 50.000 €, GmbH 25.000 €). Dieser Kapitalnachweis ist Voraussetzung für die Eintragung der Gesellschaft im Handelsregister. Für Personengesellschaften wird kein Mindestkapital vorgeschrieben. Dies beruht auf der Tatsache, dass mindestens eine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter für die Schulden der Gesellschaft mit seinem Privatvermögen haftet.
Bei der Neugründung ist ein Kapitalbedarfsplan ein wesentlicher Bestandteil des Business-Planes. Er enthält im Gegensatz zum Liquiditätsplan mittel- und langfristige Planungs-Grundlagen für die Deckung des Kapitalbedarfs vorgesehener Investitionen in der laufenden und für zukünftige Perioden. Das Kapital für die Ingangsetzung des Betriebes dient hauptsächlich zur Finanzierung des Anlagevermögens (Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte, Betriebsgebäude, Maschinen, Fahrzeuge, Markenrechte und Patentanmeldungen usw) sowie der Personalkosten und des Materialeinsatzes. Statt Bareinlage des Kapitals besteht die Möglichkeit Sacheinlagen einzubringen.
Während der laufenden Geschäftstätigkeit entsteht operativer Kapitalbedarf, der neben der Eigenfinanzierung auch aus Fremdfinanzierung bestehen kann. Dieser Kapitalbedarf ergibt sich aus der Finanzierung des Anlagevermögens und der Finanzierung des Umlauf-vermögens.
Die Finanzierung des Umlaufvermögens beginnt mit dem Erwerb sowie der Lagerung von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen für den Produktionsprozess und endet mit der Lagerdauer der Fertigerzeugnisse. Durch den Verkauf entstehen Umsatzerlöse, die als Selbstfinanzierung einen Teil des operativen Kapitalbedarfs decken können. Je schneller gebundenes Kapital durch Umsatzerlöse wieder in das Unternehmen zurückfließt, umso geringer ist der Kapitalbedarf.
Die Kapitalbedarfsplanung mit einem Planungshorizont von 3-5 Jahren beinhaltet als Nebeneffekt auch die Liquiditätssicherung.