Der Luftfrachtbrief ist nicht ausdrücklich durch die deutsche Gesetzgebung geregelt. International wird er durch das Warschauer Abkommen und die Allgemeinen Beförderungsbedingungen der International Air Transport Association (IATA) bestimmt.
Aussteller eines Luftfrachtbriefes ist i. d. R. ein als IATA-Agent ermächtigter und handelnder Spediteur. Von einem Spediteur ohne diese Eigenschaft ausgestellte Luftfrachtbriefe werden nur dann anerkannt, wenn der Spediteur sie als „carrier“ unterzeichnet. Zeichnet ein Spediteur unter dem Bezug auf einen Master Air Waybill, so handelt es sich um einen sogenannten Spediteur-Luftfrachtbrief, der unter einem Akkreditiv nicht aufnahmefähig ist. In diesem Fall haftet der Spediteur nicht als Frachtführer.
Ein Luftfrachtbrief wird mit einer Seriennummer und einem dreistelligen Code der Fluggesellschaft gekennzeichnet. IATA-Agenten nutzen Air Waybill-Nummernkreise. Die ersten drei Ziffern stehen für die Fluggesellschaft. Aus den nachfolgenden sieben Ziffern ergibt sich die Seriennummer des Luftfrachtbriefes. Die letzte Ziffer ist eine Prüfziffer. Diese wird benötigt, um die Echtheit der Luftfrachtbriefnummer zu prüfen.
Es gelten drei Ausfertigungen als Originale:
- für den Luftfrachtführer, vom Absender unterzeichnet (grün)
- für den Empfänger (Frachtbegleitpapier) vom Absender und Luftfrachtführer unterzeichnet (rot)
- vom Luftfrachtführer unterzeichnet, für den Absender, Beweis für die Übergabe der Waren/Güter und den Vertragsabschluss (blau)